Du bon usage de la messagerie

Sachez rédiger vos emails

  • Choisissez vos interlocuteurs : n'envoyez votre courrier qu'aux personnes concernées. Un courrier mal adressé est une perte de temps pour son destinataire.
  • Distinguez soigneusement les types de destinaires "A" et "CC" : dans le champ "A" ou "Pour", placez les personnes qui doivent agir ; dans le champ "CC" ou "Copie", les personnes que vous désirez mettre au courant des actions prévues.
  • Indiquez clairement le sujet du message dans la zone "Objet" (ou "Sujet"). Un sujet de message explicite aidera votre destinataire à distinguer les messages prioritaires de ceux qui le sont moins.

Soyez bref et situez le contexte de votre message

  • Utilisez des phrases courtes et précises. Si le message est long, scindez-le en plusieurs paragraphes afin d’en faciliter la lecture.
  • Vérifiez l’orthographe. Une simple relecture permet d’éliminer les principales fautes de frappe ou d’inattention.

Surveillez le poids de vos messages

  • Vous pouvez estimer le poids total approximatif de votre envoi en multipliant le poids total des pièces jointes par le nombre de destinataires (exemple : 2 Mo x 3 destinataires = 6 Mo). Si votre pièce jointe est trop lourde, elle risque d'être refusée par le service de messagerie de votre interlocuteur, qui aura posé lui-même une limite de taille aux pièces jointes.
  • Utilisez le "Drive" pour vos documents lourds : vous les y stockez, et les partagez avec vos destinataires.
  • Attention aux éléments consommateurs d’espace : une photo non travaillée, un logo trop grand, une image répétée de manière exagérée augmentent le poids de votre email, et peuvent l'empêcher d’être acheminé. Vérifiez ces aspects en cas d’échec de distribution.

Effectuez vos envois en masse avec méthode

  • Si vous ne voulez pas divulguer les adresses email à tous vos destinataires, insérez-les dans le champs "bcc" ("cci" ou "copie cachée").