Alexandre Gady "L'Artillerie est un îlot qui a résisté au temps" © Sciences Po / David Kanner
Alexandre Gady : « On va offrir de la beauté aux étudiants »
13 octobre 2017
Patrick Le Galès et Mario Cremaschi de l'École urbaine sur le campus 2022
« Le chantier de l’Artillerie concrétise le changement de statut de Sciences Po »
17 novembre 2017

Référentiel de travail : dessinez-moi le bureau idéal

Atelier d'élaboration du référentiel de travail

Atelier d'élaboration du référentiel de travail © Sciences Po / Hélène Kloeckner

Ce bâtiment arpenté toute l’année, ces bureaux que l’on partage (ou pas) avec d’autres collègues, ces espaces à la convivialité incertaine, comment les rendre plus fonctionnels ? Pour répondre à la question, le meilleur moyen est d’interroger directement les usagers. C’était l’objectif des 17 ateliers qui ont réuni mi-octobre plus de 200 personnels de Sciences Po.

Sciences Po, ce « magma »

Cet après-midi-là, dans les grandes salles de l’ancien hôtel des Armées, les températures sont basses, mais l’atmosphère est détendue. « Quand on évoque Sciences Po, qu’est-ce qui vous vient à l’esprit ? » demandent en guise d’ouverture les animateurs d’un des ateliers. Collaborateurs du cabinet JLL, ceux-ci ont pour mission d’accompagner les personnels de l’institution dans la définition de leur futur espace de travail.

Face à eux, les réponses fusent : Sciences-Po, c’est « un magma : c’est chaud et ça bouge tout le temps ». C’est aussi « une pieuvre » au fonctionnement complexe et atypique. On regrette le cloisonnement des décisions, un manque d’harmonisation des procédures, l’éclatement géographique sur une multitude de sites. Mais on apprécie également le dynamisme de l’institution ou l’image d’excellence qu’elle véhicule.

Très vite, les participants appuient leur ressenti sur des exemples tirés de leur quotidien professionnel. Au fil des échanges, la question de la fonctionnalité des espaces de travail vient naturellement sur le tapis. C’est le but de l’exercice : « en réunissant des groupes de métiers qui ont des besoins similaires, on favorise les interactions à petite échelle, on parvient à une approche plus concrète, plus détaillée », commente Maria Manhaes, collaboratrice de JLL.

D’un métier à l’autre, des constats similaires

Même si le panel de participants rassemble des profils divers, d’un métier à l’autre, les constats diffèrent peu. Ainsi le manque de confidentialité : « en ce moment, nous recevons des candidats pour un recrutement. On est obligé de demander aux autres collaborateurs de sortir du bureau pendant les entretiens », regrette une participante. « Les passages, les discussions téléphoniques des voisins : ça rend parfois la concentration ardue… », renchérit un autre.

Un même lieu sert à des usages (trop) divers. Ici, faute d’endroit plus agréable pour se poser, on déjeune dans les bureaux, chacun selon son rythme, entre midi et 14 heures. Là, faute de place ailleurs, on a improvisé un espace de stockage. L’absence de locaux dédiés pour des réunions en petit groupe, de cadres conviviaux pour faciliter les échanges entre les personnels, le manque de lumière sont aussi soulignés.

Vient le moment de se projeter dans le lieu de travail idéal. Les animateurs soumettent aux participants des visuels d’espaces tertiaires. Cela rend les réflexions très concrètes. À l’accueil, faut-il un guichet qui marque la distance, des fauteuils pour rendre l’attente plus agréable… ? Dans un espace collaboratif, comment organiser les tables pour une libre circulation de la parole ?

Une étape dans l’élaboration du référentiel de travail

Au terme de l’atelier, la liste des propositions est longue. Elle complète la mission réalisée par les équipes de JLL, venues en septembre observer les collaborateurs de Sciences Po dans leur environnement de travail, et les données recueillies via deux questionnaires en ligne auprès des personnels et des doctorants.

« Pour le moment, on a du mal à identifier les finalités, sourit Béatrice Susana-Delpech, venue, en tant que membre de l’École urbaine, participer à un atelier. Est-ce que ce temps d’échange était juste un moyen de désacraliser le projet, ou une vraie démarche participative ? En tous les cas, on a pu s’exprimer librement ! »

« Pour comprendre les besoins des personnels, il est indispensable de les écouter, précise Hélène Kloeckner, en charge du projet pour le secrétariat général de Sciences Po. Le premier bilan de ces ateliers est excellent. Nous devons maintenant analyser ces productions, très riches, dans le détail, avant de passer à la conception du référentiel d’environnement de travail. »

Cette prochaine phase est rythmée par des visites d’immeubles d’entreprises et d’universités, et la tenue de séminaires réunissant des managers, des personnels de la recherche, les membres du CHSCT et les membres du comité de projet Environnement de travail. Étape ultime, la validation du référentiel de travail, avant sa diffusion interne début 2018.